Strikte naleving van conclusietermijnen en actieve controle door de rechter

De naleving van conclusietermijnen is geen formaliteit, maar een essentieel onderdeel van het procesrecht dat de rechter ambtshalve moet bewaken. Zodra de rechter termijnen heeft vastgelegd, zijn partijen gehouden deze strikt na te leven. Laattijdig neergelegde conclusies mogen enkel in het debat blijven wanneer alle partijen daar uitdrukkelijk mee instemmen. Een stilzwijgen of gebrek aan opmerkingen volstaat niet om een akkoord te veronderstellen.

De rechter heeft de plicht om bij de aanvang van de behandeling na te gaan of de conclusies tijdig werden neergelegd. Wanneer blijkt dat een partij haar conclusies niet binnen de vastgestelde termijn heeft neergelegd, moet de rechter dit ter zitting aan de orde stellen en nagaan of er tussen de partijen een akkoord bestaat om de laattijdige conclusies toch te behouden. Zonder dergelijk akkoord moeten deze conclusies uit de debatten worden geweerd. Het verdient aanbeveling dat de griffier van deze tussenkomst en de standpunten van de partijen een korte vermelding opneemt in het proces-verbaal van de terechtzitting.

Sinds de wijziging van artikel 152 Wetboek van Strafvordering is deze controleplicht nog aangescherpt. De rechter is verplicht te verifiëren of de conclusietermijnen, die op verzoek van de partijen worden vastgesteld, daadwerkelijk werden nageleefd. Conclusies die niet tijdig zijn neergelegd én meegedeeld aan het openbaar ministerie en de andere betrokken partijen, moeten ambtshalve worden geweerd. De wet laat slechts twee uitzonderingen toe: het akkoord van de betrokken partijen of de ontdekking van een nieuw en ter zake dienend stuk of feit dat nieuwe conclusies rechtvaardigt.

De rechter beschikt niet over een beoordelingsmarge om de sanctie van wering al dan niet toe te passen: zodra niet-naleving wordt vastgesteld, is de wering verplicht. Wel moet hij de partijen hierover informeren, zodat zij tegenspraak kunnen voeren of eventueel akkoord kunnen gaan met het behouden van de conclusies.

De mededelingsplicht vormt een essentieel onderdeel van deze regeling. Niet alleen het laattijdig neerleggen, maar ook het niet of te laat meedelen van conclusies aan de andere partijen leidt tot uitsluiting uit het debat. De rechter moet dus niet enkel nagaan of de conclusies tijdig ter griffie werden neergelegd, maar ook of zij tijdig werden meegedeeld.

Deze verplichting voorkomt dat partijen elkaar verrassen met nieuwe argumentatie en versterkt het onmiddellijkheidsbeginsel. Zelfs wanneer conclusies op de inleidingszitting worden neergelegd, kunnen andere partijen nog vragen dat conclusietermijnen worden bepaald, zodat het recht op tegenspraak wordt gevrijwaard.

De rechtspraak benadrukt zo dat de procesorde niet kan worden herleid tot een vrijblijvende richtlijn: zij is een fundamentele waarborg voor een eerlijk proces, die zowel door partijen als door de rechter actief moet worden bewaakt.

zie ook: www.elfri.be - Artikel - Het ambtshalve weren van laattijdige conclusies.