Een schuldeiser moet zijn facturen binnen een redelijke termijn opstellen en verzenden. Wie pas veel later nog een aanvullende factuur stuurt, kan niet zonder meer verwachten dat de schuldenaar die factuur nog moet betalen.

Dat geldt zeker wanneer de vertraging uitsluitend te wijten is aan de interne administratie van de schuldeiser. Een trage boekhouding, gebrekkige interne communicatie of logge administratieve organisatie is een probleem van de schuldeiser zelf. De schuldenaar mag daarvan niet het slachtoffer worden.

Een laattijdige factuur kan de schuldenaar ernstig benadelen. Na verloop van tijd is het vaak moeilijker om na te gaan of de aangerekende prestaties werkelijk geleverd zijn, of de bedragen correct zijn en of de oorspronkelijke afrekening volledig was. Documenten kunnen verdwenen zijn, herinneringen vervagen en controle wordt moeilijker.

Daarom kan een laattijdige factuur niet alleen problematisch zijn wegens het tijdsverloop zelf, maar ook omdat zij de rechten van verdediging aantast. De schuldenaar moet nog op een normale manier kunnen nagaan of de vordering juist is. Wanneer dat door de laattijdige facturatie niet meer mogelijk is, wordt ook de bewijskracht van de factuur aangetast.

Het enkele feit dat de schuldenaar niet onmiddellijk heeft geprotesteerd, volstaat niet altijd om aan te nemen dat hij de factuur heeft aanvaard. Dit geldt zeker wanneer het gaat om een particuliere schuldenaar of een situatie waarin geen handelsrechtelijk vermoeden van aanvaarding speelt.

De schuldeiser moet dus tijdig, duidelijk en controleerbaar factureren. Wie door eigen administratieve traagheid pas na lange tijd een bijkomende factuur stuurt, loopt het risico dat zijn vordering wordt afgewezen wegens gebrek aan voldoende en overtuigend bewijs.

Samenvatting van de casus

Een patiënt werd in april 2014 gehospitaliseerd en onderging een darmoperatie. Voor die opname werd een eerste verpleegnota opgesteld en later betaald. Nadien ontving hij bijna een jaar later nog een aanvullende factuur van 598,42 euro voor materiaal dat tijdens de ingreep zou zijn gebruikt.

De factuur vermeldde onder meer implantaten, prothesen en niet-implanteerbare medische hulpmiddelen. De patiënt vond dit onduidelijk en meende dat geen implantaten waren gebruikt. Het ziekenhuis legde later uit dat het eigenlijk ging om verbruikt operatiemateriaal en een wettelijk forfaitair aangerekend bedrag.

De vrederechter vond de laattijdige facturatie onaanvaardbaar. De interne traagheid van de ziekenhuisadministratie kon niet worden tegengeworpen aan de patiënt. Door het lange tijdsverloop waren de rechten van verdediging aangetast en was de bewijskracht van de facturen onvoldoende. De vordering van het ziekenhuis werd afgewezen.

zie ook www.elfri.be - Rechtspraak - Laattijdige facturen kan rechtsverwerking uitmaken